مزایای مدیریت خدمات میدانی

مزایای کلیدی مدیریت نیروهای بیرون از سازمان

در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌‌ها کارکنانی وجود دارد که در بیرون از سازمان کار میکنند. به طور مثال شرکت‌هایی که در حوزه‌هایی مانند تجارت الکترونیک، خرده فروشی، و یا بازاریابی فعالیت میکنند و یا شرکت‌های حمل و نقل و ارسال کالا و همچنین رستوران‌ها همگی دارای فعالیت‌هایی در خارج از محیط شرکت هستند. در این شرکت‌ها همواره تعدادی از نیروهای شرکت مانند بازاریاب‌ها، نیروهای پشتیبانی در محل، نیروهای پخش کالا و یا پیک‌ها در بیرون از شرکت و در سطح شهر مشغول فعالیت هستند. این افراد که معمولا نیروهای میدانی نامیده میشوند وظایفی مانند تحویل کالا، ملاقات با مشتریان، ارایه خدمات، و در کل رسیدگی به درخواست‌های مشتریان در محل را بر عهده دارند.

یک شرکت برای موفقیت لازم است که بتواند فعالیت‌هایش را برنامه ریزی و همه چیز را به موقع مدیریت کند. معمولا شرکت‌ها برای مدیریت نیروهای بیرون از سازمان (نیروهای میدانی) یک راهکار جامع ندارند و در بهترین حالت به گزارش‌های دستی کارمندان رجوع میکنند. این روش مدیریت نیروی کار مشکلات جدی مانند تلف شدن زمان, افزایش هزینه‌ها و عدم اطلاع به موقع از وضعیت کارها و نیروها را به دنبال دارد. در این حالت، مدیران شرکت هیچگاه اطلاع  درستی از موقعیت نیروهای خود در سطح شهر، مشغول و یا بیکار بودن آنها و یا وضعیت انجام کارها ندارند. در نهایت، مدیریت دستی نیروی کار و عدم اطلاع و نظارت لحظه‌ای بر نیروهای بیرون از سازمان بر سودآوری شرکت و رضایت مشتریان تاثیر منفی خواهد گذاشت. در عین حال، در این روش مدیریتی احتمال انحراف، گزارش‌های نادرست و اشتباه بسیار بالا میباشد. 

به همین دلایل برنامه‌‌های مدیریت هوشمند نیروی کار متحرک مانند سیتی ترکر هر روز بیشتر مورد توجه قرار میگیرند. این برنامه‌ها راهکارهایی برای برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف، رهگیری و نظارت لحظه ای بر کارکنان و همچنین گزارش‌گیری ارایه میکنند. 

در ادامه بررسی میکنیم که چطور یک برنامه مدیریت نیروی کار بیرون از سازمان میتواند به بهتر شدن و کاهش هزینه‌های شرکت شما کمک کند.

سیتی ترکر - رهگیری، نظارت و مانیتورینگ کارکنان و پرسنل بیرون سازمان و میدانی

ساماندهی وظایف و کارکنان:

با استفاده از برنامه مدیریت نیروی کار متحرک، یکی از مواردی که قطعا باعث راحت شدن شما میشود قابلیت تعریف، برنامه‌ریزی، و اختصاص کار به کارمندان میدانی میباشد. در این حالت شما به راحتی کار را تعریف کرده، زمان انجام و محل مراجعه فرد را مشخص میکنید و سپس آن را برای یکی از نیروهای خود ارسال میکنید. کارمند شما نیز بر روی موبایل خود جزئیات و محل کار را دریافت میکند و میتواند وظایف خود را بر اساس اولویت، زمان و یا نزدیکی به محل برنامه ریزی کند. بدین ترتیب، نیروهای شما همیشه از وظایف خود مطلع هستند و بدون سردرگمی به موقع به محل مشتری رسیده و باعث افزایش رضایت مشتری میشوند. شما هم دیگر درگیر تماس‌های مکرر با نیروهای خود برای بیان جزییات کار و یا اطمینان از اطلاع آنها از کار موکول شده نخواهید بود. همچنین با یک نگاه از وضعیت هر کار مانند «در حال انجام»  و یا «پایان یافته» مطلع میشوید. همچنین با استفاده از قابلیت مدیریت وظایف میتوانید میزان پراکندگی کارها در سطح شهر را مشاهده کنید و برای نقاط شلوغ‌تر بهتر برنامه ریزی کنید.

کاهش هزینه‌ها:

کارکنان میدانی شما در مصرف سوخت و زمان صرفه جویی خواهند کرد. در واقع کارمندان شما میتوانند وظایف خود را بر اساس زمان انجام کار و یا نزدیکی به محل برنامه ریزی کنند که این امر باعث میشود همیشه کوتاهترین مسیر را طی کنند. همچنین امکان مسیریابی تا محل کار هم به صرفه‌جویی در زمان و سوخت کمک میکند. در این حالت وقت و انرژی نیروهای شما برای موارد بیهوده مانند برنامه‌ریزی دستی کارها و یا پیدا کردن آدرس تلف نخواهد شد.

همچنین اطلاعاتی که کارمندان از موقعیت خود، مسیر و مسافت طی شده و یا وضعیت انجام کارها ارسال میکنند در سامانه برنامه مدیریت وظایف کارکنان متحرک ذخیره میشود. این اطلاعات برای بررسی مشکلات و کاهش هزینه ها بسیار کلیدی خواهد بود. به طور مثال، بسیاری از کارمندان میدانی بر اساس مسافتی که در طول روز برای انجان کارها طی میکنند و یا مدت زمانی که مشغول انجام کار هستند دستمزد دریافت میکنند. با استفاده از برنامه مدیریت نیروهای متحرک، شما میتوانید مسافت و مسیر  طی شده برای هر کار (که به صورت اتوماتیک و هوشمند محاسبه شده است) را مشاهده کنید. همچنین زمان شروع و پایان کارها نیز در سیستم درج شده است. در پایان هر دوره میتوانید از این اطلاعات گزارش‌گیری کنید.

نظارت لحظه‌ای:

با استفاده از برنامه مدیریت نیروهای متحرک، شما به صورت لحظه‌ای بر تمام امور خارج از سازمان خود نظارت دارید. شما میتوانید بر روی نقشه موقعیت نیروهای خود در سطح شهر را مشاهده کنید و نزدیک‌ترین فرد را برای انجام کار انتخاب کنید. همچنین میتوانید نیروهایی که در حال انجام کار و یا دارای کار نیستند را در یک نگاه مشاهده و نیروهای خود را بهتر مدیریت کنید. همچنین بلافاصله از زمان شروع و پایان کار با دریافت پیام باخبر میشوید.

اگر مشکلی در انجام کار پیش بیاید، نیروهای شما میتوانند برای شما پیام ارسال کنند و یا در پایان کار فرم‌هایی که پر شده اند  و یا امضای رضایت مشتری را برای شما ارسال کنند. در نهایت شما از رسیدن به موقع کارکنان خود به محل کار و رضایت مشتری از انجام کار به موقع آگاه میشوید. این امر به رضایت مشتریان شما منجر خواهد شد.

در پایان میتوانیم بگوییم که استفاده از برنامه مدیریت نیروهای متحرک هم به مدیران و هم کارکنان میدانی شرکت کمک میکند تا کارها را در حالت بهینه تر انجام دهند. با استفاده از این برنامه شما بر درستی انجام کارها در بیرون از سازمان خود نظارت لحظه‌ای دارید، میدانید که در هر ماه کارکنان شما چه میزان مسافت طی کرده‌اند و یا چند ساعت سر کار بوده‌اند. همه اینا در کنار این خواهد بود که دیگر لازم نیست تلفن را بردارید و مرتب بپرسید کجا هستی؟ کار انجام شد؟